データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

リモートワークが普及するにつれて部分最適化と全体最適化が注目を浴びています。リモートワークによって業務の分担、効率化の必要性が高まっているからです。今回は、リモートワークをより効率よくするための部分最適化と全体最適化、そして部分最適化にアウトソーシング利用するメリットについてお話しします。

部分最適化とは、部署単位で業務の改善をすることをいいます。部署単位だけでなく、ひとつの業務に注目して効率よく作業が進められるように改善することです。全体最適化は、社内全体の業務や動きを改善することをいいます。具体的にいえば、手書きだった伝票をパソコンで作成するように改善することは部分最適化です。パソコンで作成した伝票を社内全体で共有し業務に活用できるネットワークを構築することが全体最適化になります。

部分最適化にはメリットとデメリットがあります。メリットは、現場での作業が楽になることでしょう。部分最適化は、現場の声を吸い上げて行われることが多いです。そのため、速く改善案が出されて、実行までのスピードが速い傾向があります。デメリットはサイロ化です。サイロ化とは、部分最適化が行われた部署のみ効率化が進んでしまい、他部署との連携がおろそかになることです。限られた範囲では便利だと思われても、範囲外の人にとっては扱いづらく利用しにくくなっていることがあります。

全体最適化にもメリットとデメリットがあります。メリットは、長い目でみたときに会社全体に与える効果が大きいことです。デメリットは、全体最適化すること自体が大変な作業であることと、効果が出るまでに時間がかかることです。効果が出るまでに時間がかかってしまうことは、モチベーションの低下にもつながります。

部分最適化と全体最適化をやろうとすると、必ずと言っていいほど「部分最適化と全体最適化のどちらを先にやるべきか」という議論になります。部分最適化を先に進めてしまうとサイロ化する恐れがあり、全体最適化をいきなりやろうとしてもどこから手をつけていいのかわからないでしょう。 最適化をするならば、できるだけ作業や工程数を減らすことから始めるといいのではないでしょうか。工程をシンプルにすることで無駄な作業が浮き彫りになり、全体効率化がスムーズにできるでしょう。 部分最適化をアウトソーシングするメリットは「業務を外部に委託する」ことにあります。業務を外部に委託するためには、アウトソーシングする業務を洗い出し、独立させなければなりません。業務を独立させることは工程をシンプルにわかりやすくすることであり、全体効率化にもつながることです。また、適度に業務をアウトソーシングすることでサイロ化のリスクを減らすことができます。すべての作業内容を熟知している人たちだけで部分最適化を進めると、進め過ぎてサイロ化を引き起こします。アウトソーシングは、適度に業務を減らすことで、現場で働く人たちは部分的に楽になり、全体最適化にむけて力を注ぐことができます。

部分最適化にアウトソーシングを利用するメリットは、作業の負担を軽くするだけでなく、軽くなった時間を全体最適化に使うことができることです。リモートワークが進む中で、部分最適化や全体最適化はスピード感を持って進めることが求められています。世の中が変わりつつある今こそアウトソーシングを活用してみてはいかがでしょうか。