データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

電子帳簿保存法や在宅ワークなど、アナログからデジタルに移行しなければならない雰囲気は感じているけれど、なかなかデジタル化に踏み切れない中小企業や個人商店は多いのではないでしょうか。 今回は、デジタル化のメリットではなく、デジタル化しないと考えられる3つのリスクをお話しします。

大きな地震や豪雨など、数十年に一度やってくると言われていた災害が毎年のようにやってきます。例えば、豪雨で大切な紙帳簿が濡れて読めなくなったり、流されてしまったりしたときには、税務署の申告書等閲覧サービスを利用して過去に提出した資料をみることができます。ただし、それでも集めきれなかった取引データは、取引先や銀行に問い合わせをして取り寄せて申告書等を作成しなければなりません。災害時で大変なときには、とても大きな負担になります。 デジタル化しておけば、たとえ紙の帳簿がなくなったとしてもいくらでも復元が可能です。大量の資料を積み上げておけば、大きな地震がきたときに倒れてくるかもしれません。デジタル化は、災害時の紛失や破損だけでなく、災害そのものへの対策にもなります。

デジタル化されていないデータや資料は「宝の持ち腐れ」になる傾向があります。参考にしたいデータや資料があることは覚えているけれど、どこにあるのかがわからないということはないでしょうか。意外と使われる頻度が低いものこそ、蓄積したデータや資料が重要です。なぜならば、使われる頻度が低い資料は過去に対応した人材がすでに社内にいないことが多いからです。例えば、社史は30年史や50年史のように数十年間隔で作成されます。当時の経験者は、すでに退職していることも多く、担当者は過去の資料を探すだけでも大変です。資料や業者リストがデジタル化されていれば、簡単に過去の資料を探しだすことができます。 蓄積したデータや資料を活用できないリスクは、せっかくのノウハウを活用できないリスクでもあります。

Z世代と呼ばれる人たちは、仕事だけでなく日常生活もデジタル化が当たり前です。仕事のやり方はデジタルが基本であり、アナログは「昔のもの」になっています。つまり、仕事を探すときにアナログを感じさせる会社には近づかない可能性があるのです。さらに在宅ワークが身近になっています。若い人たちは、デジタル化だけでなく、さらに先のオンライン化も求めています。デジタル化は、若い人材を集めるためのはじめの一歩でもあるのです。若い人材が入らなければ、いずれ人手不足になります。人手不足は、従業員の負担を大きくします。デジタル化は、従業員の作業効率をよくしつつ、人材不足の負担をかけない一手でもあります。

デジタル化は、避けて通れない時代です。自分の会社だけが紙ベースのアナログを貫きとおせば、いずれデジタル化やオンライン化している取引先とのやり取りが難しくなるでしょう。 デジタル庁は、目指す姿を「国や自治体から民間にいたるまでのすべてにおいてデータの標準化を行い、マイナンバーや法人番号の整備と利用拡大を行っていく」としています。まずは紙資料をデータ化し、クラウドに保存することから始めてみてはいかがでしょうか。