データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

生産性を上げることは、企業だけでなく従業員の望みでもあります。しかし「できるだけ少ない力と時間で結果を出し、生産性を上げたい」と思っていても、さまざまな理由から生産性が上げられないことがあります。 今回は、生産性が上がらない理由とアウトソーシングによる解決方法をお話しします。

生産性が上がらない理由はたくさんあります。しかし、多くの企業で共通している理由は大きく3つに分けられるのではないでしょうか。 まずは、生産性が上がらない3つの理由をみてみましょう。 ＜非効率な作業が多い＞ 生産性が上がらない一番の理由は非効率な作業が多いことではないでしょうか。例えば、郵便でDMを送っているならば、電子メールに変えるだけで大幅に手間とコストを削減することができます。 しかし、電子化が進んでいる今でも郵便で発送することもあります。例えば、電子メールアドレスをもっていない高齢者には郵便が便利です。郵便の場合は、送付対象者をリストアップして送付します。ポイントは、不着リストの作成です。郵便で送れば必ず不着で戻ってくる郵便物があります。不着で戻ってきた送付先をリストから外すことなく、次回も同じように発送していれば生産性は上がりません。 ＜形骸化した作業が多い＞ 非効率な作業と並んで生産性を妨げる作業が形骸化した作業です。形骸化した作業とは、昔からとりあえず引き継がれている作業です。例えば、資料を作成するときに「とりあえず昨年分のコピーを添付する」という作業が形骸化していれば、意味がない作業と感じつつも継続されてしまいます。 作業や業務が形骸化する原因は、従業員が作業の目的を理解していなかったり、淡々と仕組みだけが引き継がれていたりすることが多いようです。 ＜業務量が多く生産性が上げられない＞ 生産性を上げたいと思っていても、人員に対して作業や業務量が多すぎれば生産性を上げることはできません。多すぎる作業は、生産性を上げられないだけでなく、従業員の士気も下げてしまうため、いいことはひとつもありません。人材育成やAIの投入によって生産性を上げることはできますが、人材育成には時間がかかり、AIの投入にはお金が必要です。

生産性が上がらない理由がわかれば対応し解決できます。 非効率な作業が多ければ、無駄な作業をなくし、作業を効率化すれば生産性は上がるでしょう。アウトソーシングは、無駄な作業をなくし、作業の効率化をすすめる力になります。なぜならば、アウトソーシングすることで作業全体を客観的に見直し、無駄な作業を洗い出すことができるからです。さらに数多くのノウハウをもつアウトソーサーに業務を委託することで、作業を効率化するヒントを得ることができます。 形骸化した業務が多ければ、従業員が作業の目的を理解することが大切です。作業をアウトソーシングするときには、アウトソーサーも一丸となって作業目的を達成する最短距離を探します。最短距離を探すことで無駄な仕組みをなくし、生産性を上げることができます。 業務量が多く生産性が上げられないときには、多すぎる作業をそのままアウトソーシングするだけで生産性を上げることができるのではないでしょうか。人材育成の手間と時間もAIを投入する大きな投資も必要ありません。従業員の負担を軽減することで士気の向上も期待できます。 アウトソーシングによって生産性が上がる理由は、アウトソーサーという外部からの風を吹き込み、作業を外側から見直すことができるからです。生産性を上げるためには「努力することが第一」と考えられてきましたが、実は外側から客観視することこそ効率的な解決方法なのかもしれません。

「生産性が上がらない」という状況は、企業からみればもどかしく、従業員からみれば能力が不足しているように言われているようでお互いに気分が悪いものです。アウトソーシングは、業務を外注するだけでなく、業務全体を客観視するメリットがあります。生産性を上げる手段のひとつとしてアウトソーシングを活用してみてはいかがでしょうか。