データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

「紙資料をなくしてデータ化すれば業務は楽になる」と思っていたのに、楽になるどころか前よりも大変になってしまったという話があります。データ化は、ただ紙をデータにするだけではなく、その後を考えて行うことが大切です。 今回は、よくある「間違ったデータ化」をあげて、本当に業務を楽にするデータ化のポイントをお話しします。

データ化とは、紙の資料をデジタルデータにすることです。数字や文字の羅列ならばパソコンを使い、入力することでデータ化することができます。また、図や書き込みがある資料はスキャンすることでデータ化することができます。 データ化する目的は、事務作業を軽減し、資料を効率よく使うためです。資料をデータ化することで、資料の保管スペースを削減することもできます。ただ、データ化する資料や量によっては、膨大な労力と時間がかかることがあります。数字や文字の羅列であっても、ひとつひとつ手入力する場合は人手が必要です。すでに存在する資料を手入力する作業は、人によってはモチベーションが下がる作業です。楽になるはずだったデータ化が、身も心も疲れさせてしまうことがあるのです。 事務処理に膨大な労力と時間がかかるデータ化は、社外にアウトソーシングすることで楽にデータ化することができます。

「使えるデータ」は、みるだけでなく長く運用することができるデータです。毎日更新されるデータを追加するだけで、時系列にデータ分析ができたり、応用できたりすることが求められます。 データ化すること自体が目的になってしまうと、そのあとの運用が行き詰ってしまうことがあります。業務を楽にするためのデータ化は、データ化したあとの運用をできるだけ自動化できるようにシステムを考えておく必要があります。 とはいっても、データ化するだけでも大変なことなのに、そのあとのことまで考えることはデータ化以上に難しいことです。業務を楽にするデータ化は、たくさんのノウハウを必要とします。「その後」を考えたデータ化をするときには、データの扱いに慣れた人材や業者が、データ化の全体像を設計してから行うことをおすすめします。

2020年以降は、急激に業務のオンライン化が進みました。在宅勤務に対応するためにデータ化を進めた企業も多いようです。 データ化とオンライン化は、似ているようで違いがあります。データ化は、紙資料をデジタルデータにすることです。データ化することで、紙の上だけの作業だったことがパソコンで処理できるようになるため、作業効率が上がるメリットがあります。オンライン化は、デジタルデータをインターネット回線にのせて、いつでもどこでも作業できる状態にすることです。例えば、書類のひな型をデータ化したとしても、オンライン化されていなければオンライン上でやりとりすることができません。必要に応じてメールに添付して送るような「人の手」が必要です。一方、オンライン化されていれば必要に応じて必要な人がデータ化されたひな形を使うことができます。行政が力を入れているマイナポータルは、オンライン化の代表的な例です。

間違ったデータ化は、言い換えれば時代に追いついていないデータ化です。オンライン化は、すさまじいスピードで進み、オンライン化の程度によって営業や採用に影響を与えることもあります。間違ったデータ化は、時間とコストを無駄にしてしまいます。無駄を出す前に、データ化、オンライン化は専門業者にアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか。