データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

企業に限らず、個人でもアウトソーシングが注目されています。企業ならば給与計算やデータ入力、個人ならば家事や洗濯のアウトソーシングが人気です。今回は、アウトソーシングをより効果的かつ効率的に利用するために知っておきたい「アウトソーシングする前にチェックしたい3つのポイント」をお話しします。

アウトソーシングする前には、必ず「なぜアウトソーシングするのか」を考えます。例えば、個人で洗濯をアウトソーシングするならば「洗濯機が壊れたから、新しい洗濯機が届くまで」や「週末の洗濯時間の削減」というように具体的に目的を考えておきます。目的を明確にしておくことで、アウトソーシングを利用した時に効果やメリットを実感することができるのです。もしも漠然と「洗濯のアウトソーシングを利用してみよう」と思い、アウトソーシングしたならば、「自分で洗濯したほうが早かった」「費用が高い」というように不満を先に感じるでしょう。目的があれば、目的を達成したことで満足感を得ることができます。 しばしば「業務の効率化を目的としてアウトソーシング」を考えることがあります。しかし、業務の効率化だけでは、目的はハッキリとしていません。アウトソーシングすることで100ある業務を60%まで減らし「40％は新規事業の時間に使う」と具体的に目的を決めれば、実際に40％の時間を新規事業に費やせたことで満足感が生まれるのです。

アウトソーシングを考えたら、複数の外注業者と話をすることになるでしょう。業者の中には、営業担当者が窓口になり話を進めることもあります。しかし、営業担当者は営業することが仕事のため、耳に心地よい言葉を並べがちです。仕事をアウトソーシングしたら、実際に業務を行うのは営業担当者ではなく運用管理者です。より具体的に話をするためには、打ち合わせの段階から業務を行う運用管理者同席で話しをすることが大切です。

業務をアウトソーシングしようと思うときには、忙しくて手が回らないときかもしれません。そんなとき、業務を丸ごとアウトソーシングすれば楽になると思うでしょう。しかし、アウトソーシングは、アウトソーシングした直後から丸投げできるわけではありません。業務を正確にアウトソーシングするためには、運用管理者と頻繁にすり合わせをする必要があります。場合によっては、お互いのオフィスを行き来することもあります。時間的な余裕、人員の余裕が必要になるのです。また、アウトソーシングしていく中で、追加を要することもあります。コストにも余裕があるといいでしょう。

アウトソーシングは、アウト（外）とソーシング（資源利用）を組み合わせた言葉です。つまり、アウトソーシングとは業務を請け負う先のことではなく、外部の資源を利用することになります。満足できるアウトソーシングをするコツは、請負先に業務を投げるのではなく、外注業者の能力を使って一緒に業務を行うことです。「投げる」となれば、投げる業務や方法を投げる方が考えなければなりません。しかし、相手の能力を使って一緒に業務を行うと考えれば、最初からニーズや目的を伝えて一番効率のいい方法で業務を進めることができるのです。 「社内ですべて行う」「社員がすべて行う」という時代は終わりつつあります。外部から「いい資源」をどれだけ見つけられるか、そして「どれだけ利用できるか」が求められる時代なのではないでしょうか。