データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

業務をスムーズに行うためには、業務の平準化と標準化が大切です。 今回は、業務の平準化と標準化の違いと2つを推し進めるために入力作業代行サービスが適している理由をお話しします。

業務の平準化と標準化は似た言葉ですが意味が違います。 業務の平準化とは、従業員の業務量や負担具合、ストレスなどを平準つまり平らにすることです。能力がある人に多くの業務や難しい作業が偏ることなく、すべての従業員にまんべんなく業務を均すことをいいます。大切なポイントは、業務の量を均すだけでなく、感じるストレスも均すことです。業務量が多くてもストレスが少ない業務もあれば、業務量がわずかでも大きなストレスになることもあります。 業務の標準化とは、言い換えればマニュアル化することです。「この業務はあの人しかできない」という状況にならないように、いつでもだれでも同じ業務ができる状態に整えることをいいます。業務を標準化しておくことで、急な欠員や人員交代がおこってもスムーズに業務を移管することができます。 業務の平準化と標準化はいずれも働きやすさや企業運営の強さにつながるポイントです。

業務の「平準化」には、業務を切り取ったりくっつけたりする必要があります。切り取った業務がどこかにくっつけばいいのですが、ほとんどは「切り取ったけれど、くっつける場所がない」ということになりがちです。 ここからは、入力作業代行サービスが平準化に使える理由をお話しします。 ＜業務の押し付け合いではなく切り出すことができるから＞ 業務の平準化は、多すぎる業務を切り取ることから始めます。データ入力作業のような単純作業は、業務量もストレスも多く切り取るべき業務です。ただ、切り取った業務を他の従業員にくっつけることはやめましょう。負担が大きい業務は、誰にとっても負担は大きく、業務の押し付け合いになってしまいます。 入力作業代行サービスは、負担の大きい入力作業や確認作業をまるごと請け負います。まるごと切り出すことで、スムーズに業務の平準化を推し進めることができます。 ＜負担が減りストレスがなくなるから＞ 入力作業代行サービスに業務を出すことで、作業をする負担も管理する負担もなくなり、ストレスがなくなります。ストレスが大きい業務がなくなることで、職場環境がよくなり、物理的な平準化だけでなく、効率化や最適化も進みます。

業務の「標準化」は、どの企業も必要性は感じていてもなかなか手つかずの状態が続いているものです。ここからは、業務の標準化に入力作業代行サービスが適している理由をお話しします。 ＜属人化が解消されるから＞ 業務の標準化の大きな壁が属人化です。属人化とは「この人じゃないとできない」という状態をいいます。できる人がいるときには問題ありませんが、できる人がいなくなった途端に業務が止まるリスクがあります。 入力作業代行サービスは属人化解消にも適しています。属人化している業務をアウトソーシングすることで業務内容が明確になり、標準化しやすくなります。 ＜業務がマニュアル化されるから＞ 業務の標準化の最終ゴールはマニュアル化です。入力作業代行サービスを利用するときには、アウトソーシングする業務を業者に説明する必要があります。おのずとマニュアル化する必要が出てくるのです。 業務の標準化は、きっかけがなければなかなか手をつけることがありません。入力作業代行サービスの利用は、標準化のきっかけになるのではないでしょうか。

業務の平準化と標準化を社内だけで行うことは大変です。入力作業代行サービスは、時間的な余裕をつくることで平準化と標準化をより効率的に進めるお手伝いをします。