データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

業務を外注して効率化しようと思っていたのに、効率化どころか手間が増えたり、想定外の費用がかかったりしてしまうことがあります。失敗には原因があります。原因がわかれば次回の業者選びの大きなヒントになるはずです。今回は、外注選びに失敗したときの対処方法を原因別に説明します。

業務を請け負う外注業者はプロであり、プロに委託するからにはそれなりの品質を求めます。しかし、仕上がってきたデータや資料の品質が思っていたよりも悪ければ「失敗した」と思います。「思っていたよりも品質が悪い」ということは、外注に出すときに想像していた品質よりも低かったということです。あきらかに外注業者の実力に問題があるならば業者を変えるしかないでしょう。しかし意外と多い原因は「意思伝達の不足」です。納期や希望するフォーマットなど最初の段階で十分なすり合わせができずに作業に取り掛かってしまった可能性があります。 外注業者を選ぶときには、担当者のコミュニケーション力や聞く力も基準にして選ぶことが大切です。

当初の見積額よりも費用が多くなってしまったときには追加費用が発生した可能性が考えられます。例えば、当初は数字の入力だけを外注する予定だったけれど、途中から文字入力やデータの検索が追加されれば追加費用が発生します。 見積もりよりも大幅な追加費用が発生した場合は、見通しが甘い外注業者だったのかもしれません。実績や経験が多い業者ならば、クライアントの話を聞いている段階で「これも必要ではないか」「同時にこの作業をやったほうが効率的です」と提案することができます。はじめからセットにすることであとから追加するより手間と時間が省けるだけでなく、費用面でも抑えられるメリットがあります。 外注する業務がハッキリ決まっていなかったり、大きな作業の一部を外注に出したりするときには、できるだけ経験や実績の多い外注業者を選ぶことも失敗しないポイントです。

外注業者に委託するときには、外注する内容についての打ち合わせから始まります。「これはできますか」「この納期で大丈夫ですか」などたくさんの質問をしたとき、すべてに対して「できます」と即答する業者は問題があるのかもしれません。なぜならば「できます」という言葉の根拠に不安が残るからです。 外注業者の中には、打ち合わせのときに提案やプランだけど積極的に話してくる業者があります。耳に心地よい言葉は魅力的ですが、一歩踏み込んで現実的なオペレーションについても話し合っておくことが大切です。例えば、納期がとても短いにもかかわらず「できます」と言うならば「どのようにして短い納期に対応するのか」を確認しましょう。「在宅スタッフに声をかける」「特殊な機材がある」という具体的な答えがあればいいのですが「最善をつくします」や「海外に再委託を考えます」という答えでは新たな心配が出てくるかもしれません。

外注先の選び直しをすることをリプレイスといいます。リプレイスすることは、労力と時間が必要です。失敗した原因によってはリプレイスするよりも外注業者としっかりと話し合うことで解決することもあります。ここからは、リプレイスすべきかの線引きと目安についてお話しします。 しばしば「新しい外注先に変えたらレベルダウンした」とガッカリすることがありますが、外注先を変えた直後のレベルダウンは想定の範囲かもしれません。お互いの希望や要求がかみ合うまでは、どうしても完全にはなりません。十分な話し合いやコミュニケーションを重ねていくことが大切です。 また、他社のアプローチに惹かれてリプレイスを検討するときには「いいことばかり言われているのでは」と疑うことも大切です。具体的なオペレーションや実績を聞いて冷静な判断が求められます。 いずれにしても線引き目安は「窓口になる担当者のコミュニケーション能力」です。紹介したいずれの失敗原因にも共通していることはコミュニケーション不足です。

外注業者選びに失敗したと感じる原因は、クライアントと外注業者の認識の違いにあることが多くあります。「窓口となる担当者と連絡が取りやすい」や「こちらの言いたいことを正確に理解している」ということはいい外注業者選びの基準になります。