データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

「データ入力は誰がやっても同じ仕上がりになる」と考える人は多いのかもしれません。しかし、プロのデータ入力と社内のスタッフが行うデータ入力には違いがあります。 今回は、プロのデータ入力と社内のデータ入力の違いをお話しします。プロとは、データ入力代行業者をさします。

例えば、大量の手書き伝票をデータ入力するとき、社内のスタッフが行うときには片っ端からキーボードをたたいて打ち込むでしょう。プロは、いきなりキーボードをたたくことはしません。まず、大量の手書き伝票をチェックして全体像をつかみます。「どこを入力するのか」「納期までに終えるにはどれくらいのペースで進めればいいのか」そして「イレギュラーなものはどれくらいあるのか」など事前に全体をチェックすることで問題点をみつけだし、スムーズかつ正確なデータに仕上げる方法を考えます。

大量の入力すべきデータを目の前にすると、入力する目的を考えずにひたすらにキーボードをたたきたくなります。しかしデータ入力には必ず目的があるはずです。名刺の入力ならば「取引先別にしたい」「五十音順に並べたい」もしくは「付き合いの古い取引先を調べたい」ということもあるかもしれません。もしも、なにも考えずに1行の中に名刺1枚のデータを入力してしまったら、せっかく入力してもデータの活用範囲は限られてしまうでしょう。プロは目的に合った入力方法をはじめに考えます。さまざまなフォーマットを検討し、一番「使えるデータ」になる入力を提案します。

データ入力は単純な作業にみえますが、実は間違えやすいポイントがたくさんあり、エラーをゼロにすることはとても大変なことです。例えば、名刺を入力するときに「めぐみさん」という名前を例にしても「恵さん」「惠さん」「愛さん」などたくさんの表記があります。名前を間違えられることはとても失礼なことです。名刺のデータは、さまざまな郵便物のあて名書きとして使われることも多く、間違えが許されないデータです。 プロは多くの経験から間違えやすい漢字や名前を知っています。「さいとうさん」を入力するときには「斉藤」「齋藤」「齊藤」「斎藤」のどれなのかを注意してチェックします。

プロつまりデータ入力代行業者も社内のスタッフと同じように人間が入力を行っています。それでもミスが少ない理由は、複数回の確認を行っているからです。データ入力代行業者は、ベリファイ入力を行っています。ベリファイとは、同じデータを複数回入力することです。ひとつのデータを2人以上で別々に入力し、データを突き合わせて入力間違いをみつけます。つまり、2人の入力が一致しなければならないのです。 プロのデータ入力にミスが少ない理由は、社内のスタッフが入力するよりも入力ミスを発見する工程が多いからです。

プロのデータ入力と社内のスタッフによるデータ入力の違いは、データの完成度と正確性です。データに求める正確性や用途そしてコストパフォーマンスによってプロに依頼すべきか社内スタッフで行うかを検討してみるといいのではないでしょうか。