データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

データ入力は単純な作業ではありますが、ひとつのミスが大きな間違いになるため気を張って作業をする必要があります。しかし、どんなに気をつけていても人間が行う以上、ミスはおこります。データ入力を請け負う業者のミス発生率はとても低いです。なぜならば、業者はただ単に「気をつけて入力する」だけではなく「ベリファイ方式」というチェック体制で入力を行っているからです。 今回は、データ入力のアウトソーシングで行われる「ベリファイ方式」と一般的に行われる「ダブルチェック方式」「クロスチェック方式」についてお話しします。

ダブルチェック方式とは、ひとつのデータや書類を2人でチェックする方法です。例えば、企業の契約書や覚書は契約内容だけでなく日付や氏名など間違えてはいけない項目がたくさんあります。ダブルチェック方式では、一人目が文章を作成し、二人目は項目などに間違いがないかをチェックします。 ダブルチェック方式は、デメリットもあります。一人目が「どうせ二人目がチェックしてくれる」と思いながら作業をするとミスが増えてしまいます。また、二人目が「きっと合っているだろう」と思いながら甘くチェックをしてしまうとミスを見落とす可能性があります。ダブルチェック方式を上手に使うためには、一人目も二人目も「自分が完璧に仕上げる」という意識を持つことが大切です。そして、チェック項目を絞ることもダブルチェック方式を上手に使うコツです。

クロスチェック方式とは、ひとつのデータや書類をひとりで視点を変えてチェックする方法です。例えば、ひとつのデータを作成するとき、ひとつの資料だけを参考にするよりも複数の資料を使った方がより正確なデータを作成することができます。クロスチェック方式は、作成した書類やデータをより正確にするために使われる方法です。 データ入力では、ひとつひとつの伝票をみながら入力し、最後に全く違う資料の合計と照らし合わせて正誤性を確認する使い方をします。例えば、伝票に書かれた「Z」を「2」と読み間違えて入力したとします。クロスチェック方式では、全く違う資料の合計と照らし合わせるため、2回目のチェックで合計が違うことに気がつきます。

ベリファイ方式は、2人が同じデータを入力し、完成したデータを突き合わせます。突き合せたデータに違いがあれば、間違えていた方を正しく修正するチェック方式です。 ベリファイ方式は、ダブルチェック方式のように完成したデータをチェックするのではなく、一人一人が最初からデータを作成するため、チェックが甘くなる心配はありません。また、ベリファイ方式は同一人物ではなく違った人物が入力を行うため、同じデータをみていても視点は違います。ひとりは「Z」にみえても、もうひとりは「2なのかZなのか」迷い問い合わせをするかもしれません。ベリファイ方式は、ひとつのデータ入力に2人の人員を必要とする方法ですが、より正確なデータを作成するためにアウトソーシングではよく使われるチェック方法です。 データ入力は、速さと正確性の両方が求められる業務です。これからのデータ入力は、ベリファイ方式を導入している業者にアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか。