データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

2011年の東日本大震災では多くの企業が今までに経験したことがない事態を経験しました。被災地はもちろんですが、被災地から離れた都内でも計画停電があり、事業に影響が出た企業も多くありました。東日本大震災の経験をきっかにして注目されたことがBusiness Continuity Planning 、頭文字をとってBCP（事業継続計画）です。 BCPは、企業が想定外の緊急事態に直面しても速やかに事業を復旧させて損害を小さくするための計画です。非常事態が起きる前にしっかりとBCPを整えておくことが求められています。

BCPは非常時に必要なものです。非常時には、優先順位が高い順から必要最低限のことに集中します。アウトソーシングする工程はBCPと共通点があり、アウトソーシングの経験がBCPに役立つ可能性があるのではないでしょうか。 ここからは、アウトソーシングの経験がBCPに役立つ理由をお話しします。

非常時には、やらなければならない業務を洗い出して優先順位が高い順にこなす必要があります。アウトソーシングをするときには、業務を効率的にアウトソーシングするために業務の棚卸しをします。例えば総務業務をアウトソーシングするならば、給与計算や備品発注など総務業務のすべてを棚卸しして、その中からアウトソーシングする業務をピックアップします。アウトソーシングの経験がなく、人員の異動も少ない企業では特定の従業員だけが知っている業務（属人化）ができてしまうことがあります。そうすると非常事態が起きたときに「あの人がいないと給与計算ができない」という状況になってしまい、復旧までに時間がかかってしまうでしょう。 アウトソーシングすることで業務の棚卸しができ「属人化されていないか」をチェックするきっかけにもなります。

業務を棚卸ししてみると無駄な業務を発見することができます。BCPは、すべての業務を完璧にこなすことが目的ではなく、企業が存続するために必要な重要な業務を優先して行う計画です。アウトソーシングするときには、アウトソーシングする業務をピックアップする必要があります。重要な業務をピックアップする中で無駄な業務をみつけて断捨離することができるのです。

BCPで想定する非常事態は大きな地震や洪水のように従業員の多くが被災する事態だけではありません。感染症の流行による従業員の欠勤も含まれます。例えば、ひとりの従業員が急病で休むことになってもBCPがしっかりとできていればスムーズに対応することができます。マニュアル化も効果的な対応方法です。実務を第三者がみてもわかるマニュアルにしておけば急病で休む従業員が増えても代わりの人員で対応することができます。また、代わりの人員が用意できないときには、アウトソーシングを代替手段として考えておく方法もあります。 いずれにしても、実務をマニュアル化することは平常時にしかできないことです。アウトソーシングは、実務を客観視しマニュアル化する機会になります。

BCPは平常時に作成し、繰り返し実践してみることで、より活用できる計画に仕上がっていきます。平常時の今だからこそ業務をアウトソーシングして、すべての業務の棚卸しと断捨離そしてマニュアル化をしてみてはいかがでしょうか。