データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

データ入力をアウトソーシングしたいけれど、具体的にどのような業務をアウトソーシングできるのかがわからないと悩むことがあります。 今回は、数あるデータ入力業務の中からアウトソーシングに適した業務例を紹介します。

機密性が高いデータとは、データを扱うためにパスワードが必要であったり、扱う人が限定されたりする「秘密に扱う必要があるデータ」です。例えば、個人の健康診断結果や家族構成、給与などは機密性が高いデータにあたります。健康診断や年末調整は毎年行われることです。結果データは個人情報であり機密性の高いデータといえます。身近なとこに機密性の高いデータはあふれています。 「機密性の高いデータを社外にアウトソーシングすることは避けるべき」と思われるかもしれません。しかし実は、機密性が高いデータ入力ほどアウトソーシングに適しています。なぜならば、アウトソーシングすることで社内の人の目に触れる機会が減るからです。以前は「総務部に配属されて社員の個人情報を目にした人材は異動が難しくなる」と言われた時代もありました。総務業務をアウトソーシングすることで、人事異動の制限もなくなります。さらにアウトソーシングを請け負う業者は、セキュリティが充実しています。情報管理については、最大の注意を払っています。

給与金額や請求書の発行は、正確さが求められるデータです。ひとつの数字の入力間違いが組織に大きな影響を与えることもあります。例えば、請求書発行のデータ入力は、わずかな金額の間違いであっても信頼に関わります。正確なデータ入力は、信頼を得るためにも大切なことです。 正確さが求められるデータ入力は、社内で入力するよりもアウトソーシングする方が効率的です。なぜならば、アウトソーシングされたデータ入力は一人の作業で終わることはなく、必ず複数人でのチェックが行われます。例えば、給与金額の入力ならばAさんが1回目の入力を行い、Bさんが同じデータを使って２回目の入力をします。入力された１回目と２回目のデータを突き合わせ、異なる箇所があれば正しいデータを入力します。つまり、ひとつのデータに対して、まったく違う工程で2回入力をするのです。これをベリファイ入力といいます。ベリファイ入力はダブルチェックよりも精度が高く、アウトソーシングする大きなメリットです。

データ入力業務は、手元にあるデータをそのままPCに入力するだけではありません。行政や団体が公表しているオープンデータから必要なデータを選び出して入力する業務もあります。デジタル庁のホームページには、オープンデータの「民間事業者による利活用事例」が公表されています。オープンデータを収集し、利活用することで新たなビジネスチャンスをつかんでいる会社もたくさんあります。ただ、オープンデータは大量のデータの中から必要なデータを選び出す作業が必要です。手間と時間が必要な作業量の多いデータ入力になります。 アウトソーシングは、手元にあるデータ入力だけでなく、オープンデータから必要なデータや情報を選び出し、ひとつのデータにまとめることも可能です。最終形態は、必要な情報を効率よく扱える形で納品します。オープンデータから必要なデータを探す作業は、コツやノウハウが必要です。アウトソーシングを請け負う業者は、蓄積したノウハウで効率よくデータ収集を行うことができます。

データ入力業務は、紙資料からデジタル化するだけでなく、データ収集やアンケート集計も含まれます。もとになるデータがない状態でも、求めるデータや最終形態のイメージがあれば、アウトソーシングはできます。新しいビジネスの可能性を広げるためにもアウトソーシングをより活用してみてはいかがでしょうか。