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2022年電子帳簿保存法とは? 知っておきたい3つのポイント

2022年1月から電子帳簿保存法が施行されます。在宅ワークやリモート授業が急速に普及し、紙データから電子データへ移行する企業や学校が増えました。今回の電子帳簿保存法は、さらに電子化を加速するといわれています。今回は大きく変わる電子帳簿保存法の3つのポイントをわかりやすく解説します。
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・承認制度の廃止

今までは大切なデータや資料は紙で残しておくことが一般的でした。不動産の権利証も昔は紙1枚でした。しかし今は権利証も登記識別表示という12ケタのパスワードになっています。パスワードの横にはQRコードが印刷され、権利証のような大切な書類もデータ化が進んでいます。 電子帳簿保存法は1998年に施工された法律です。それまでは、国税関係の書類は、紙で7年間保存しなければなりませんでした。しかしそれらを電子データで保存してもよいとした法律が電子帳簿保存法です。 紙で書類を保存するとなれば保管場所も必要です。少しでも紙保存の負担を軽くするために電子帳簿保存法はできたのです。しかし、電子データで保存するには、3カ月前に税務署長の承認をとらなければならず、申請書を作成する手間と申請の時間が電子化を進める大きなハードルになっていたのです。 そこで2022年1月の改正では承認制度が廃止されました。申請書類を作成する事前準備が不要になり、思い立ったその時から行動にうつせるようになったのです。
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・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和

タイムスタンプとは、時刻を証明するものです。改正前は、税務書類をスキャナで読み取って保管する場合は、受け取った人が署名したあと3営業日以内にタイムスタンプを押さなければなりませんでした。改正後は、署名が不要になり、データを修正したり削除したりした履歴が残ればタイムスタンプは不要となりました。 また、検索要件も「年月日」「金額」「取引先」の3つのみに緩和されました。検索条件が多ければ、それだけ入力しなければならないデータ量も増えます。検索要件が緩和されたことで、よりデータ化しやすい環境が整ったと言えるでしょう。
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・電子取引データの保存義務化

今回の改正で一番大切といっても過言ではないポイントが「電子取引データの保存義務化」です。今までは、取引先から請求書や領収書がメールで送られてきた場合、データをプリントアウトしてファイリング保管していた人も多いのではないでしょうか。送られてきたデータよりも、むしろ紙に印刷した書類の方が大切にされていたかもしれません。 しかし、今回の改正によりプリントアウトして保管では許されなくなったのです。電子データで届いたものは、電子データとして適切な方法で適切な場所に保管します。保管しなければならない期間は7年間と長く、きちんとしたシステム構築が求められます。 電子帳簿保存法の改正は、ペーパーレスや在宅ワークを普及させる一手でしょう。2022年の改正は、経理業務に与える影響が大きい内容です。しかし今後は、経理だけでなく企業全体のデータ化が推し進められるでしょう。現在、紙とハンコでやり取りをしているならば、できるだけ早いうちに紙資料のデータ化、デジタル化を進めたほうがいいのかもしれません。「量が多すぎる」「やり方がわからない」というときには、データ入力代行業者に依頼する方法も効率よくデータ化を進める方法のひとつです。
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