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上手に外注業者を使うコツ! 要は外注管理にあり

外注業者を使って経費削減や社員への負担軽減を目指す企業が増えています。しかし使い方によっては、外注業者をうまく使いこなせず、もったいないことになっている企業もあるのです。今回は、上手に外注業者を使うコツである「外注管理」についてくわしくお話しします。

・知っておきたい外注までの流れ

<外注に出す業務選び>

外注業者を上手に使うためには、外注管理しやすい業務を選ぶことが大切です。外注管理しやすい業務は3つの基準で選ぶといいでしょう。ひとつ目は「判断の必要がなくミスが起こりにくい業務」です。判断を必要とする業務は外注にむきません。せっかく外注に出したとしても、判断の問い合わせが多くなり時間と手間が増えてしまうでしょう。また、作業が複雑で細かな仕分けなどが必要な作業はミスが増えがちです。ミスが発生しにくい工夫をして外注に出すなどの工夫が求められます。
ふたつ目は「マニュアルをみればできる業務」です。外注業者は、複数人で手分けします。ひとり一人に業務内容を説明しなければわからないような業務は外注にむかないでしょう。マニュアル化しやすい業務は、多くの人が取り組みやすく、迷ったときでもマニュアルを見ることで対処することができます。
最後は「複数人で分けやすい業務」です。最初から最後までつながりがあり、ひとりが一貫して対処しなければならない業務よりも複数人で分けやすい業務の方が効率的に外注することができます。細かく分業することで短納期でも対応できる外注の強みを生かすことができます。

<外注業者選定>

外注に出す業務を決めたら外注業者選定を始めます。外注業者を選ぶポイントは、外注に出す業務の実績や対応の良さです。また、提案能力も重要です。例えば、データ入力を外注に出すとき、依頼された業務をそのまま受けるだけでなく、より使いやすいデータに仕上げるための提案ができる外注業者は心強いパートナーとなるでしょう。
また「なんでもOK」という業者は要注意です。信頼できる業者は、クライアントの要望をじっくりと聞き、できないことはできないとハッキリと言います。そして、今までの経験から代替案を提案します。「なんでもOK」という業者は「とりあえず受けてしまおう」という利益優先の業者である可能性が考えられます。

<外注業務の発注>

外注業務を発注するときには、秘密保持契約や業務委託契約を書面で残します。フリーランスや個人に発注するときでも契約は書面にします。とくに秘密保持契約は大切です。なぜならば、業務によっては社内の情報やデータ資料を外注業者に渡すからです。内容によっては外部に漏れては困るものもあり、秘密保持契約を結ぶことで情報漏えいのリスクを抑えます。
業務のマニュアルがあれば発注時に渡します。

・外注管理の3つのポイント

外注管理を上手にするコツは、業務を客観的にみることです。いつも携わっている人にとっては当たり前のことでも、初めて請け負う業者にとっては判断に迷うことが多々あります。
ひとつ目のポイントは、スムーズな外注管理をするために「社内用と社外用のマニュアルやフローを作成」しておくことです。社内用のフローを作成しておくことで、外注業者から問い合わせがあったときでも返答や対応が応対した人によってぶれることがありません。
ふたつ目のポイントは「万が一のときの外注業者を考えておくこと」です。外注業者をコロコロ変えることは効率的な外注管理とはいえません。しかし、感染症の流行や災害が多発する中で、ひとりもしくは少人数で運営している外注業者だけに頼ることは心細いでしょう。突然の休業に備えて「万が一のときに頼む業者」を考えておくこともリスク管理のひとつです。
最後のポイントは「連絡手段はさまざまな種類を持っておく」です。外注管理は、密な連絡にありと言っても過言ではありません。いつ外注業者に連絡しても不在だったり、連絡がつかなかったりすることがないように複数の連絡手段を持っておきます。

・外注管理のQ&A

Q:安い業者でも大丈夫ですか

外注業者を選ぶとき、費用は大きな問題です。安ければ安いほどいいと思うかもしれません。しかし、あまりにも安い業者は要注意です。なぜならば、海外に再委託している可能性があるからです。海外への再委託がすべて悪いとは限りません。しかし、再委託するということは渡したデータや資料が再び移動することであり、さまざまなリスクが考えられます。安いときには、安い理由を聞きましょう。

Q管理責任者とは何ですか

管理責任者とは、外注業者の作業をする現場責任者のことです。クライアントは、管理責任者を通じて要望などを伝えます。業務委託契約の場合、作業する人に発注するクライアントが直接指示することができません。管理責任者は作業する人とクライアントの仲介役でもあるのです。作業者が2人以上いる場合は、作業者の中から管理責任者を選ぶこともできます。

・おわりに

外注は、業務を効率的に進める手段のひとつです。よきパートナーとなる外注業者をみつけて、賢く外注管理をして業務をすすめましょう。

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