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データ入力を社内業務にしない方がいい4つの理由

データ入力を社内業務にしている企業や団体はたくさんあります。しかし、データ入力は社内業務ではなく外注に出したほうがメリットは大きいのかもしれません。今回は、データ入力を社内業務にしない方がいい4つの理由をお話しします。

・自分のペースで作業を行うため効率が悪い

データ入力のスピードは個人差が大きく、同じ仕事量でも人によって効率が全く違います。さらに社内でデータ入力を行うと、速くやっても遅くやっても報酬が変わらないため、自分のペースで入力作業を進めていきます。納期についても厳しさがなく、スケジュール通りに進められないデメリットもあるのです。作業量に差があると、どうしても不公平感がでてしまい社内の人間関係にも悪い影響が出てしまうこともあります。
一方、データ入力業務を外注に出すと、決められた納期までにデータを仕上げなければならず、作業者は自分のペースで作業を進めるわけにはいきません。社内は、データ入力を外注に出すことで、やるべきコア業務に集中することができます。

・社内のコミュニケーション量が激減する

データ入力は、単純作業ですが黙々と作業を続けなければなりません。いつもならば、打ち合わせや雑談をしながら仕事を進めることで社内のコミュニケーションがとれていたのかもしれません。しかし、データ入力は集中と根気が必要です。コミュニケーション量は激減し、皆が黙々と作業にあたります。
コミュニケーションは社内の人間関係や職場の雰囲気維持にとても大切なことです。データ入力を社内業務にすることでコミュニケーションが激減することは、社内にとって大きなマイナス要因ではないでしょうか。
業務の一部を外注に出すことが、業務全体を見直すきっかけになることがあります。業務を外注に出すときには「どの業務をどのように外注するか」を考えます。その過程で不要な業務や省略できる業務を洗い出し、業務の効率化を図ることもできるのです。

・単純作業が苦手な人は仕事がつらくなる

データ入力は、単純作業というほど簡単ではありませんが、ひとりで黙々とパソコンに向かうことになります。そのため、単純作業やひとりの仕事が苦手な人にとっては苦痛に感じるでしょう。仕事内容が自分に合わないと仕事がつらくなります。さらに「つらい」「嫌だ」というマイナスの感情は、集中力を奪いミスにつながります。社内業務でデータ入力をするときには、ひとりが入力をして業務が完了になります。そのため、データ入力にミスがあっても誰も気がつくことなく、間違ったデータができあがってしまうのです。
一方、データ入力外注業者ではひとりが入力したあとに、別の人がもう一度同じデータを入力します。ふたりが入力したデータが一致すれば問題ありませんが、違ったときには元データを確認し正しいデータにあわせます。そうすることで、正確なデータに仕上げることができるのです。

・個人のくせが出てしまい活用しにくいデータが仕上がる

データ入力は、単純作業ではありますがコツや押さえるべきポイントがあります。例えば、数字の入力には半角と全角があり、データ入力時にはどちらかに統一します。しかし、社内でデータ入力をすると個人の入力のくせが無意識のうちに出てしまうものです。半角と全角が混ざったデータやスペースの使い方が統一されていないデータは使いにくいデータになります。
データ入力業者は、すべての作業者に細かく指示を出し統一されたきまりの元でデータ入力を行います。「使えるデータ」に仕上げることを目指し、場合によってはよりよいデータにするためのフォーマットなどを提案することも可能です。

・おわりに
データ入力は、単純作業にみられるため「社内業務としてすき間時間にやろう」と思われがちです。しかしデータ入力は「すき間時間」では難しく、正社員の社内業務にするにはコストがかかり過ぎる作業です。メリットとデメリットを考え、より効率のいい方法を選んでみてはいかがでしょうか。

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