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ペーパーレス化をうまくやるための4つのポイント

・すべてをペーパーレス化する必要はない

ペーパーレス化するメリットは、書類を保管するスペースの削減やデータの持ち運びのしやすさが挙げられます。近年は、リモートワークが増え、書類や資料のペーパーレス化は加速しています。しかし一方では「ペーパーレス化がなかなかうまくできない」という声も耳にします。今回は、ペーパーレス化をうまくやるためのポイントを4つお話しします。
ペーパーレス化するとき、最初に「何をペーパーレスにするか」を決めることが大切です。資料や書類のすべてをペーパーレス化することは、手間と時間がかかるだけでなく、逆にデータが使いにくくなる可能性もあります。ペーパーには、ペーパーレスにはないメリットもあります。例えば、ペーパーは後から簡単に書き込むことができます。また、頻繁に使う書類や資料はペーパーの状態で手元に置いた方が手に取りやすいでしょう。
ペーパーレス化を始めるときには、ペーパーレスにした方がいいものとペーパーのまま残すものの振り分けがとても大切です。

・ペーパーレス化をゴールにしない

ペーパーレス化を進めていくうちにペーパーレス化がゴール、つまり目的になってしまうことがあります。資料や書類を単にデータにすることがペーパーレス化の目的ではありません。ペーパーレス化は、資料や書類を使いやすくするための手段です。さらに、ペーパーレス化することで業務が改善されて勤務時間の短縮にもつながります。ペーパーレス化をするときには、データ化したあとを具体的にイメージして使いやすい形にペーパーレス化することが大切です。
ペーパーレスという言葉は1970年代からありました。当初は「ペーパーを使うこと」に対する考えで、環境やコスト面からペーパーレスが注目されていました。そして2004年にe-文書法が登場しました。e-文書法によって、文書の一部はデータで保管することが許されるようになったのです。さらに2019年には新型コロナウイルスの影響からリモートワークが増え、ペーパーレス化が加速します。ペーパーレス化の目的は、ペーパーの節約からデータの保管、そして持ち運びへと変遷したのです。ペーパーレス化を目的にしてしまう時代は終わっています。これからは、データを持ち運ぶ手段、働き方改革を進める手段のひとつとしてペーパーレス化する時代といえるでしょう。

・急激なペーパーレス化は逆効果

リモートワークやハンコレスが推し進められていく一方で、変化するスピードについていかれない人達もいます。中高年層の中には「資料はペーパーでないと違和感がある」「データにすると探しにくい」という人もいるのです。急激にペーパーレス化を進めていくと、抵抗を感じている人たちがついていかれなくなったり、あきらめたりしてしまう可能性があります。アナログな人は「データになった」というだけで拒否反応を示すこともあります。ペーパーレス化するときには、みんながペーパーレス化に移行できるように配慮する必要があるでしょう。どのような変化でも急激な変化はよくありません。ペーパーレス化するときには、さまざまな種類を一斉に変えるのではなく、まずひとつから初めて徐々にペーパーレス化に慣れることが大切です。
ペーパーレス化はメリットが大きいことですが、新しいシステムを導入するため想定外のトラブルが起こる可能性も否定できません。段階的にペーパーレス化することで、思わぬトラブルが起きたとしても影響が及ぶ範囲が限られ対処しやすくなります。

・ペーパーレス化業務を業務にしない

ペーパーレス化をするときには、ペーパーをデータに置き換える作業が必要です。社員がコア業務と並行してペーパーレス化する作業を行うこともあります。しかし、長年貯めたペーパーの資料をデータ化する作業は並行してできる業務ではありません。また、慣れない作業は間違えが多くなりがちです。ペーパーレス化を始めてはみたものの、想像以上の量であきらめたという企業もたくさんあります。
ペーパーレス化に入力作業はつきものです。しかし、コア業務と並行して行うことは大きな負担になるだけでなく、コア業務にも影響がでてしまいます。そんなときには、データ入力業務だけを外注に出したほうがいいのではないでしょうか。外注は費用がかかりますが、メリットは大きいです。ペーパーレス化するためには、資料をもとにデータ入力をしなければなりません。慣れない作業のため、どれだけ時間がかかるのか予測ができません。しかし、外注に出せば指定した期日までにデータは納品されます。しかも、複数の目で確認された精度の高いデータが納品されます。
現在、多くの企業が電子契約を始め、ペーパーレス化に乗り出しています。多くの企業が電子契約を始めれば、おのずとペーパーレス化が求められることになるでしょう。ペーパーレス化には時間が必要です。チャンスを逃さないためにも、今からペーパーレス化を始めてみてはいかがでしょうか。

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