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入力業務! 「自社入力」と「アウトソーシング」はどこが違う?

・自社入力はゴールがあいまいなままスタートする

データ入力くらいならばコア業務を調整すれば自社でできると考える人がいるかもしれません。しかし、データ入力はただ単に数字や字を打ち込むのではなく、その先でどのように仕上がったデータを活用するのかを考え、その目的に合ったフォーマットで仕上げることが大切です。アウトソーシングを請け負うデータ入力代行業者は、案件を請け負うときにゴールを具体的にイメージしてから作業に取り掛かります。仕上がったデータが目的通りに使えるように一番いいフォーマットや文字、並び順を決める作業をしっかりと行うのです。一方自社入力するときには、そこまで目的やゴールをイメージしない傾向があります。例えば「紙の名刺をデータにしたい」と思えば、名刺に買いてある順番通りにひたすら入力するでしょう。そして、中盤まできたときに「そういえば、住所は全角にして苗字と名前の間は一文字分のスペースをあけたほうが見やすい」と気がつくのです。やり直しは大きなストレスになります。やり直しを繰り返せば「ゴールの見えないマラソン」をやっている気持ちになり、しまいには「これはやめよう」ということになりかねません。とくに複数人で入力をしていると、どうしても仕上がったデータを比較してしまい、出来がいい方に統一したくなるものです。
データ入力代行業者は、クライアントと最初に打ち合わせをしっかりと行い「やり直しがいらないフォーマット」を作ることができます。長年の経験とノウハウで素人には難しい目的に応じたフォーマットが作れることもアウトソーシングするメリットでしょう。

・決定的な違いは「ベリファイ」

データ入力をするときに一番大切なことは、元資料やデータと同じように入力することです。間違えた数字や字を入力してしまい、気がつかずに運用してしまったら大変なことになるかもしれません。自社入力で間違いなく入力するためには、入力を担当した人が集中して入力業務を行うしかありません。しかし、入力業務は集中力と体力も必要です。ずっと同じ作業をしていれば間違えもあります。アウトソーシングを請け負うデータ入力代行業者は「ベリファイ」をします。ベリファイとは「検証する」「確認する」という意味です。具体的に説明すると、まず一人目が元データや資料をもとにデータ入力を行います。そして全く同じ作業を二人目が行うのです。一人目と二人目が全く同じように入力できていれば完成ですが、違った場合は元データとなっている原本を確認し、正しいデータを確定します。同じデータを二度入力することで間違いのないデータに仕上げます。自社入力でベリファイを行うことは負担が大きすぎます。かといって、適当に入力された間違いだらけのデータは使い物になりません。

・アウトソーシングすることでコア業務にもメリットがある

アウトソーシングするメリットは、社内のノンコア業務を減らし、社員がコア業務に集中できるようになることです。しかし実は、それ以上のメリットがあるかもしれません。
アウトソーシングには「社内の業務の一部をそのまま委託する」というイメージがあります。しかし、アウトソーシングされる側もプロです。言われたとおりにこなすだけではなく、よりよい方法や形を提案することができます。例えば、データ入力の場合は入力する項目やフォーマットを変えるだけで、仕事のやりやすさを変えることができます。同じデータを別々のフォーマットに二度入力しているならば、ひとつにまとめるだけでノンコア業務がひとつ減ります。コア業務の一部がアウトソーシングする項目にまとめられれば、コア業務もより効率的に進められるようになり、新たな業務に取り掛かることができるでしょう。
「プッシュアウト」「アドオン」「バイイン」という3種類の言葉があります。プッシュアウトは、データ入力業務に例えれば「入力業務のアウトソーシング」です。ただ単に入力業務の請負です。アドオンは、さらに機能の向上などの付加価値をつけることです。そしてバイインは、今までの業務に新たなサービスをプラスすることでコア業務にまでいい影響を与えることです。最近のアウトソーシングを請け負う業者は、プッシュアウトとアドオンとバイインの3つがセットになった「ビジネスプロセスアウトソーシング」ができるようになっています。
「自社でできることは自社でやる」という考えは、いいことのように聞こえますが実は効率化を妨げる原因になってしまうことがあります。アウトソーシングを発展させた「ビジネスプロセスアウトソーシング」をしてみることで、ノンコア業務が減るだけでなく、新しいジャンルに挑戦するゆとりも生まれます。アウトソーシングすることで、プロのノウハウを知るチャンス・より生産性のある業務をみつけるチャンスを得られるかもしれません。

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