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データ入力代行業者を選ぶときの「いい業者」の見抜き方

・受注するデータ量が多くても少なくても対応する業者か

人件費の削減や働き方改革により、入力業務をアウトソーシングする企業が増えています。比例するようにデータ入力代行業者の数も増えています。数多くあるデータ入力代行業者の中から「いい業者」を選ぶことが業務をスムーズに行う大切なポイントです。選び方を間違えてしまうと、余計な経費を使うだけでなく貴重な時間も失ってしまうかもしれません。今回は、データ入力をアウトソーシングする際に知っておきたい「いい業者の見抜き方」をお話しします。
データ入力のアウトソーシングは、1回で完結するとは限りません。1回目は総務の業務、2回目は顧客データというように同じ企業が複数の案件を出すこともよくあることです。できれば、社内データを渡す先はひとつに絞った方がいいでしょう。なぜならば、いくらビジネスとはいっても社内の大切なデータをたくさんの代行業者に渡すことはリスクがあります。信頼できる代行業者をみつけたら、できるだけその会社に継続して依頼するほうがお互いに信頼関係を築くことができるでしょう。データ入力業務は、データを渡す方も渡される方もお互いに信頼することがスムーズに仕事をすすめるポイントです。
複数の依頼の中には大きな案件もあれば小さな案件もあります。データ入力代行業者によっては「一定数のデータ以上でなければ受け付けない」という業者もあります。顧客データならば相当数のデータ量になりますが、社員のデータならば数が少なくなる可能性はあります。データ量が変わるたびに業者探しをしているようでは効率的ではありません。「案件の大小にこだわらない」というデータ入力代行業者は、利益追求だけではなく顧客のニーズにこたえることを第一に考えている「いい業者」の可能性が高いでしょう。
データ量の大小は企業によって基準が変わります。1000件を多いとする企業もあれば1万件でも少ないとする企業もあります。あとから食い違いをおこさないためにも、始めに依頼する可能性があるおおよそのデータ量の幅を伝えておくといいでしょう。

・セキュリティレベルに問題はない業者か

データ入力代行業者を見抜くときに一番大切なポイントは「セキュリティに対する意識の高さ」です。ほとんどのデータ入力代行業者はセキュリティに力を入れています。なぜならば、一度でもデータが流出してしまうようなことがあれば一気に信頼が失われ、すべてのクライアントが離れていく可能性があるからです。しかし人間のやることに絶対はありません。そこで大切になるポイントが「意識の高さ」です。社内全体にセキュリティに対する高い意識があれば、リスクを限りなくゼロに近づけることはできます。
「意識の高さ」という目に見えないものを見抜くときには社内の植物に注目してみましょう。データ入力代行業者に案件の相談に行ったとき、オフィス内にある植物の状態を観察します。植物が枯れていたり、手入れがされていなかったりする様子ならば心配です。なぜならば、社内の植物が枯れていても放置されているということは「細かいことに気がつかない雰囲気」「気にしない雰囲気」もしくは「小さいことまで手が回らない状態」である可能性があります。入口に捨てられるはずのダンボールがつぶされたまま積み重ねられている会社も心配です。意識の高さは、一見仕事とは関係ないところにあらわれているものです。データ入力代行業者に限らず、勢いに乗っている企業の植物はいきいきとしています。

・担当者といつでも連絡がつくか

データ入力代行業者に仕事を依頼しても、あとから変更がでたり追加がでたりすることがあります。そんなとき、いくら連絡してもつながらないようでは困ります。データによっては、すぐに戦略ミーティングで使用することもあります。そんなときに連絡がつかないようでは困ります。例え対処が難しいとしても連絡さえつけば新しい方法を考えることができます。とくに土日が休みではない会社は、出勤日である土日にデータ入力代行業者と緊急で連絡をとる必要が出るかもしれません。そんなときに「土日は休みなので連絡は月曜日になります」と言われるようではビジネスチャンスを逃す可能性もあるでしょう。一度渡した元データを緊急で返してもらうことも考えられます。そんなときでも、すぐに対処する体制が整っている業者は「いい業者」といえるでしょう。
データ入力代行業者を選ぶとき、つい単価や納期に注目しがちです。しかし、大切なデータを預ける相手だからこそ、信頼できる業者を選ぶことが大切です。また、依頼する側が求める質とデータ入力代行業者が考えている質がつりあっているかをチェックすることも大切です。求める質以下のデータに仕上がっても困りますが、逆に求める質以上のデータを作るために余計な時間とお金がかかっても困ります。はじめにクライアントのニーズと予算をしっかりと聞き取り、無駄のない仕事をするデータ入力代行業者が「一番いい業者」といえるのではないでしょうか。

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