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データ入力はだれでもできる? だれにでもお願いできない3つの理由と解決方法

・理由1:意外な事実! データ入力は単純作業ではない

紙の顧客名簿や帳票をひたすらパソコンで打ち込むようなデータ入力は「簡単でだれでもできる」と思われているかもしれません。中には「入力業務が必要になったら、社員が片手間にやればいい」や「臨時のバイトを雇えばいい」と考えている人は意外と多いものです。しかし、実際にデータ入力業務をやってみると、入力業務という仕事の奥深さに驚きます。
入力業務は、紙の資料をもとにして「同じように入力すればいい」と思われがちです。紙の資料がパソコンで入力された文字ならば入力しやすいのですが、手書きの文字となれば話は別です。文の前後から文字を予測する必要があります。一文字違いで全く違う意味になることもあり、文字の入力業務はけして単純作業ではないのです。
また、名前の入力では似ているけれど違う形の字も多くあります。例えば「たかはし」という苗字は比較的多いのですが「高橋」と「髙橋」の2種類を見分けなくてはなりません。
データ入力は、瞬時に文字を見分けて的確に入力するスキルが求められる業務です。けしてだれにでもできる単純作業ではありません。

・理由2:お願いする人をまちがえたときの情報流出リスクが大きい

データ入力が必要になったときには、クラウドソーシングや短期のアルバイトで入力スピードが速い人を雇う方法もあります。必要な時に必要な人員だけ雇うことは、経費削減に役立ちます。しかし、データ入力に限っては「スピードが速い」だけでお願いしてしまうと想定外のリスクをこうむる可能性があるのです。
データ入力をするためには、もとになる資料が必要です。資料を自宅に持ち帰って作業する場合には、資料紛失のリスクがあります。万が一、資料の紛失がおこれば会社全体の信用を失う可能性があるのです。
資料の社外持ち出しを禁止しても情報流出のリスクをゼロにはできません。入力するデータの種類によっては、多くの人が興味をもつ内容があります。例えば、著名人の個人情報や陰で高額売買されている情報です。紙資料を持ち出すことがなくても、情報を持ち出す方法はいくらでもあります。クラウドソーシングや短期のアルバイトには、手軽に人手を確保できるメリットがあります。一方、人柄や信用という目に見えないものまで調べることはできません。お願いする人を間違えたときの損害は、削減した経費よりもずっと大きいものになるでしょう。

・「入力が速い人=できる人」とは限らない

データ入力は、スピードの大切ですが正確さも大切です。とくに数字の入力は、ひとつの間違いが大きな間違いにつながります。数字のデータ入力の場合、入力後に合計を確認することで入力が正確にできているか確認できるものと、合計が出ずに確認できないものがあります。正確さが確認できないものは、入力する人を信じるしかありません。
データ入力を社内の人にお願いするとき、つい「入力が速い人は仕事ができる人」と思ってしまいます。しかし、どんなに入力スピードが速くても、正確に入力できたか確認しない人、もしくは誤入力が多い人にお願いしてしまうと後が大変です。

・データ入力は人選が要! 代行業者利用でスッキリ解決

データ入力をお願いする人は「データ流出の心配がない」と「正確で速い入力ができる」という2つの条件をクリアできなければなりません。社員の中から条件をクリアする人を選ぶだけでも大変なのに、社外から人を探すことはもっと手間と人を見る目が必要になります。
そんなときには、データ入力を請け負う代行業者を利用してみてはいかがでしょうか。データ入力の代行業者とは、クライアントから紙資料を預かって指示通りのデータを作成する業者です。「クラウドソーシングを組織化したもの」と思うかもしれませんが、中身は全く違います。データ入力代行業者は、預かるデータに責任を持ちます。情報を移動するときにはパスワードを設置し「いつ誰がどのデータを手にしたか」を常に明確にしておきます。代行業者には、入力実務を担当するスタッフがたくさんいますが、それぞれの人と秘密保持契約を結び情報流出のリスクを極限まで抑えているのです。
また、データ入力を行うスタッフは入力の経験が豊富です。入力に注意を要する漢字や文字は頭にインプットされています。また、入力を担当するスタッフは、一般の人が行うローマ字入力ではなく「連想入力」という特殊なスキルをもっています。連想入力をすることで、より速く正確なデータを作成することができるのです。
データ入力は、だれにでもできる単純作業に思われますが、実はスキルが必要であり、一歩お願いする人をまちがえれば大きな損害を出すリスクもある仕事です。お願いしてから「やっぱり外注にだせばよかった」と思うよりも、始めからデータ入力のプロ集団である代行業者に外注したほうがいいのではないでしょうか。

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【株式会社イーアールエー】は、様々な入力業務代行に対応しております。 【株式会社イーアールエー】は、これまで各種アンケート、レセプト、学校授業評価、各種申込書などの入力業務代行を行ってきた実績がございます。 入力したデータは、暗号化して納品いたしますので、セキュリティ対策もご安心ください。また、お預かりした情報の管理も法律を順守し厳重に管理いたします。

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