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入力業務が急増! 入力業務の外注先の種類とメリット・デメリット

・派遣社員で入力業務の要因を確保する

ペーパーレス化や顧客満足度調査などで紙資料やアンケートをデータ化する入力業務が増えています。最初は「社内でなんとかなる」と思っていたけれど、実際にやってみると「入力業務は予想以上に大変」と感じるでしょう。慣れない入力業務に日々あたることは、社員にとっても大きな負担になります。そんなときには入力業務を外注にだしましょう。入力業務を請け負う外注先の種類はいくつかあります。今回は入力業務を請け負う代表的な外注先を3種類あげて、それぞれのメリットとデメリットをお話ししましょう。
派遣社員は入力業務に限らず仕事量が増えたときの対処方法として真っ先に思い浮かびます。派遣社員は、会社の人員を一時的に増やすため正しくは「外注」ではありませんが、派遣会社に「入力業務ができる人を1名お願いします」と依頼すれば「有能な人」がやってくるでしょう。パートでもアルバイトでも人を直接雇用することは想像を絶する時間と労力が必要です。雇ったあとも教育が必要で、雇ったあとは業務のあるなしに関わらず仕事を与え続けることになります。一方、派遣社員は採用活動をすることなく、期間限定の契約によって必要なときに必要な期間だけ人手を確保することができます。しかしデメリットもあります。派遣会社は依頼を受けたら登録されている人材の中から「有能な人」を選んで派遣するでしょう。しかし、実際に来てみたら思うような成果は得られなかったという話はよくあることです。派遣会社にとって「有能な人」が会社にとっての「有能な人」とは限りません。とくに入力業務で派遣社員を受け入れた場合、時間単位で人材派遣費を支払います。1時間にわずかな入力しかできないスキルであっても1時間分の費用は払わなければなりません。

・クラウドソーシングで入力業務を単発依頼する

クラウドソーシングとアウトソーシングは名前が似ていても全く中身は違います。クラウドソーシングのクラウドは「群衆」を意味し、ソーシングは「業務委託」を意味します。プロ集団に業務委託するアウトソーシングと比べ、一般の人や不特定多数に安い単価で業務委託できるメリットがあります。最近はクラウドソーシングをネット上で手軽にできるサイトが続出しています。人と会わずに納期や単価を指定するだけで業務委託ができることも大きなメリットでしょう。しかし「会わずに依頼できること」はデメリットでもあります。なぜならば、クラウドソーシングのサイトの中でも入力業務は「簡単な仕事」と思われているところがあり、入力業務経験がない人も多く登録しているからです。実際に入力業務を請け負ってみたら想像以上に手間取り、途中でキャンセルされる可能性もあります。また納品されたデータに問題があることもあります。請け負う人の中には納期を優先するあまり、入力の質を落としてしまう人もいるのです。クラウドソーシングで入力業務を単発依頼することは、手軽で低コストですが「安物買いの銭失い」になってしまうリスクもあるでしょう。

・入力業務代行業者にまるごと依頼する

入力業務を外注するときに一番気になることといえば「資料情報の漏えい」や「資料の紛失」ではないでしょうか。派遣社員ならば会社に来て作業をするため、ある程度は心配が解消されるかもしれません。しかしクラウドソーシングの場合は相手の姿が見えないだけに大切な資料を渡すことに抵抗を感じるのではないでしょうか。
入力業務代行業者は入力業務にあたるスタッフときちんと秘密保持の契約を結んでいます。資料の扱いや業務上知り得た情報を口外しないことなど細かく書かれた契約です。また、入力業務代行業者は、例え納期が短く難しい案件だとしても質を落とすことはありません。なぜならば、もしも質を落としてしまえば次の仕事に影響が出るからです。入力データの正確性を高めるため、入力業務代行業者はさまざまな独自システムを構築しています。
入力業務代行業者には、多くのスタッフが控えています。手書きの読みにくい資料や細かな数字が並ぶ資料、それぞれに得意とするスタッフが控えています。案件に応じて適したスタッフを配置できることも入力業務代行業者の強みでしょう。急ぎの仕事ならば在宅勤務スタッフも動員して業務にあたります。派遣社員のように継続して仕事を依頼し続ける必要もなく、小さな案件から大きな案件まで案件単位で依頼が可能です。
入力業務代行業者は、多数の企業や団体から仕事を請け負っているため、さまざまなノウハウや機材を持っています。自社だけで「このデータ化は難しいだろう」「こんなフォーマットへの入力はしてくれないだろう」と判断してあきらめてしまってはもったいない話です。まずは入力業務のプロ集団である入力業務代行業者にまるごと相談してみてはいかがでしょうか。

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