データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

働き方の変化により、会社内での組織改革に取り組む企業が増えています。とくに働き方改革により業務量の削減は大企業だけでなく中小企業にも求められています。今回は、大企業でも導入が進んでいるシェアードサービスについてお話しします。また、シェアードサービスと混同しがちなBPO（Business Process Outsourcing）についてもわかりやすく解説します。

シェアードサービスとは、複数のグループ会社や部署をもっている企業が、それらに共通して行われている業務を一か所に集中させて行うことです。 わかりやすく説明すると、例えばA社とB社とC社の3つのグループ会社を持っている企業があります。3つの会社には、それぞれ人事や経理を担当する人がいます。実は、A社は物販、B社は運輸、C社は製造が主な業務です。つまり、人事や経理は直接売り上げに関係する業務ではなく、主な業務を行うための間接的な業務になります。3つのグループ会社に共通している間接的な業務を抜き取って一か所に集中させて行うことをシェアードサービスといいます。

シェアードサービスのメリットは、間接的な業務を抜き取ることで売り上げに直結する業務に集中できるようになることです。グループ会社ごとに支払っていた間接業務に携わっていた人材への人件費も削減することができます。 また、シェアードサービスを行うためには、それまでに間接的な業務に携わってきた人たちを各グループ会社から連れてくる必要があります。それぞれのグループ会社が持っていたノウハウや知識を持ち寄ることで、刺激やよりよい仕事のやり方を生み出すメリットもあります。 シェアードサービスのデメリットは、シェアードサービスを担当することになった人材が「自分は間接的な業務をやらされる」と感じてしまう可能性があることです。また、間接的な業務を担っていた人材を異動させたことでグループ会社には人事や経理に詳しい人材がいなくなるリスクもあります。

シェアードサービスはBPOに似ています。違いは、シェアードサービスは企業内で業務を委託しますが、BPOは外部に業務をアウトソーシングします。 シェアードサービスを行うときには、グループ会社や企業内からシェアードサービスを担う人材を選び出すことがスタートになります。つまり、間接的な業務をアウトソーシングする部署を立ち上げることから始めなければなりません。一方、BPOは外部にアウトソーシングするため、アウトソーシングする先の業者を選ぶだけでスタートすることができます。ただし、BPOはシェアードサービスよりもアウトソーシングした業務が見えにくくなるデメリットがあります。シェアードサービスは、業務を委託しますが委託先は企業内であるため、つながりがあります。一方、BPOは全くの外部業者に委託するため、丸投げ期間が長くなると委託している業務の内容がわかりにくくなることがあるのです。BPOの場合は、アウトソーシングしたあとも外注業者とこまめにコミュニケーションをとることが上手に活用するコツでしょう。

シェアードサービスとBPOには、それぞれにメリットとデメリットがあります。メリットとデメリットを知り、使い分けるといいでしょう。 シェアードサービスは、比較的規模が大きい企業に向いています。なぜならば、大企業ならばシェアードサービスを担当する人材を出す余裕があるからです。さらに、規模が大きい組織は、グループ会社や各部署からシェアードサービスを担当する人を集めることで「新たなパワー」を生み出すことができます。シェアードサービスは、社内やグループ企業の間接的な業務を請け負うところですが、新たなパワーになれば社外の顧客の間接的な業務を請け、新しいビジネスに展開できる可能性もあります。 一方、BPOは中小企業向けです。なぜならば、BPOは業務を標準化するだけですぐに委託することができるからです。人員の異動をする必要がなく、外注業者を探すだけですぐに実行することができます。 最近は、シェアードサービスとBPOを組み合せている企業も増えています。 BPOは、シェアードサービスとは違い、全くの外部業者に業務をアウトソーシングすることになります。外注業者の選択がBPOの成果を左右すると言っても過言ではないでしょう。アウトソーシングは、信頼と実績のある業者を選ぶことが大切です。