株式会社イーアールエー

Q: 社内より安全と言える根拠は？

入退室・媒体管理・アクセス権限・操作ログなど、分離された作業環境で統制を多層化しています。第三者認証（ISMS・プライバシーマーク）取得も妥当性の指標です。

Q: 精度保証はありますか？

ベリファイ（二重入力）やフォーマット統一、重点項目の再点検など工程で精度を担保します。KPI（エラー率・再作業率）でのレポート提供も可能です。

Q: 小規模でも依頼できますか？

はい。数百件のスポットから定常の大規模処理まで柔軟に対応します。

Q: 機密資料の受け渡し方法は？

原則、暗号化した安全なファイル授受（パス別送・安全ストレージ）で行います。紙媒体は施錠輸送・入出庫記録で管理します。

なぜ“重要データ”こそ外部委託すべきなのか

データ入力の外注は一般化しました。とはいえ、給与・健康情報・人事情報のような重要データは「社内処理が安全」と考える声も根強くあります。
しかし、適切な体制を持つ入力代行へ委託する方が、安全・精度・負荷分散の面で合理的です。ここでは、その理由を3つに整理して解説します。

理由1：個人情報は“社内の偶発リスク”でも漏えいし得る

まず、社内入力は閲覧経路の多さが盲点です。鍵付き保管でも、処理時には原票を取り出してデスクに展開します。総務や来訪者の出入り、覗き見、置き忘れ—こうした偶発的露出がヒヤリ・ハットを生みます。

一方で、専門業者は入退室管理・持込持出統制・監視ログなどを標準装備。作業環境を分離し、紙・電子双方で痕跡管理を徹底します。結果として、管理プロセスが可視化され、内部統制上も説明可能性が高まります。

理由2：読み合わせより“ベリファイ方式”の方が再現性が高い

つぎに、給与や人事のようなデータは、従来読み合わせで精度を担保してきました。ただ、声の聞き取りミス・読み上げ漏れ・周囲への情報露出など課題が残ります。

対して専門業者は、ベリファイ方式（二重入力チェック）を採用。2名が別々に入力し、システムが不一致箇所のみを強制確認します。差異が解消されるまで次工程に進めないため、人依存を減らし、工程で精度を保証できます。

ベリファイ方式の流れ

一次入力 → 二次入力（独立）
自動突合で差異を抽出、該当項目を原票再確認
統一ルール（表記・単位・桁）で確定 → 監査ログを保存

理由3：担当者の心理的負担を軽減し、コア業務へ集中できる

さらに、重要データはミス許容ゼロが求められ、担当者の負担が大きくなりがちです。学期末の成績入力や人事考課、決算期の給与更改などは、繁忙×高精度の二重負荷になりやすい領域です。

アウトソーシングにより、ピークを外部に逃がすことで精神的圧迫を緩和。加えて、社内はチェックや意思決定といった付加価値の高い工程にリソースを再配分できます。

まとめ：安全・精度・負荷の三位一体で判断を

要するに、セキュリティ体制（入退室・権限・暗号化・ログ）、品質プロセス（ベリファイ・表記統一・監査）、負荷分散（繁忙期対応）の観点で、専門業者の方が合理的な場面は多くあります。
とりわけ、ISMSやプライバシーマークといった第三者認証を有し、手順が文書化された委託先であれば、社内処理よりもリスクを可視化しやすいのが実情です。