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大切なデータほど入力業務をアウトソーシングした方がいい3つの理由

データ入力のアウトソーシングが一般的になっています。しかし「給与金額や個人情報のような大切なデータは社内で入力すべき」と思っている企業や組織がまだまだたくさんあります。今回は、大切なデータの入力ほどアウトソーシングした方がいい理由を3つお話しします。
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・理由1: 個人情報は思わぬところからもれていくから

会社には、社員の履歴書から始まり、家族構成や給与情報、健康診断結果まで個人情報がたくさん保管されています。いつもは鍵のかかる場所に保管されていたとしても、入力するときには紙の資料を取り出し、デスクに置いて作業しなければなりません。 個人情報を保管する総務部には、備品を取りにきたり、外部から来客がきたり、常に人の出入りがあります。履歴書や健康診断書の用紙は、普段目にする用紙とは雰囲気が違うため、見るつもりがなくても目がとまってしまうものです。オフィスのデスクで作業する人は、人目を気にしながら作業にあたらなければなりません。入力業務は集中力が必要です。人目を気にして資料を隠しながら入力していればミスにつながります。 個人情報に限らず、一度もれてしまった情報は取り戻すことができません。大切な情報ほど、社内で入力するのではなく、管理が徹底されている専門業者に入力をアウトソーシングしたほうがいいのではないでしょうか。
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・理由2: 「読み合わせ」が難しい時代だから

給与データは、社員2人で読み合わせをしながら入力することが一般的です。間違いがあってはならない大切なデータだからこそ2人で確認することが求められます。しかし、コロナ禍では2人で読み合わせることが難しいです。マスクをしながらの読み合いは、聞き間違いにつながります。また、名前と給与金額を読み上げる読み合わせは、オフィスのデスクではできません。別室に移動して2人で読み合わせる作業は、人によっては苦痛に感じることがあるのです。 データ入力を請け負う専門業者は、読み合わせによって正確なデータを作成するのではなく、ベリファイ方式によって正確なデータに仕上げます。 <ベリファイ方式とは> ベリファイ方式とは、1つのデータを2名のオペレーターで入力します。1人目のオペレーターが入力したデータと2人目のオペレーターが入力したデータが一致しない場合はアラートが鳴り、2人目の入力者は次の項目に進めなくなるのです。2人目の入力者は、再度原票を確認し、正しいデータを入力し直します。そうすることにより、入力ミスを極限まで減らすことができるのです
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・理由3: 従業員の精神的な負担が軽減できるから

大切なデータの入力は、精神的な負担も大きいです。学校関係者は、成績入力をする学期末は入力以外の業務も多くなり、心身ともに負担が大きくなります。とくに成績や人事のような評価は、その後の人生を左右する大切なデータのためミスが許されません。 大切なデータ入力は、入力のプロ集団である業者にアウトソーシングすることで、従業員の精神的な負担を軽くすることができます。 大切なデータほど社内で処理しなければならないと思っている企業や団体がたくさんあります。しかし、セキュリティ管理を徹底している外注先であれば、大切なデータはむしろアウトソーシングしたほうがメリットは大きいのかもしれません。 セキュリティ管理は、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認証などを取得しているところを選ぶといいでしょう。
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