データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

データ入力のアウトソーシングで行われる「ベリファイ方式」とは?

データ入力は単純に見えますが、ひとつのミスが大きな影響を及ぼすため、常に緊張感を持って取り組む必要があります。 しかし、どんなに注意しても人間が行う以上、完全にミスを防ぐことはできません。 それでも、専門業者のミス発生率は非常に低く抑えられています。 その理由は、ただ気をつけて入力しているからではなく、「ベリファイ方式」という仕組みを導入しているからです。

ここでは、アウトソーシングで用いられるベリファイ方式に加え、一般的なダブルチェック方式やクロスチェック方式についても解説します。

人を変えてチェックする「ダブルチェック方式」

ダブルチェック方式とは、ひとつのデータや書類を2人で確認する方法です。 例えば契約書では、日付や氏名など誤りが許されない項目が数多くあります。 一人目が文書を作成し、二人目が誤りがないかをチェックする流れです。

しかし、この方式には注意点もあります。 一人目が「どうせ二人目が直すだろう」と考えれば、かえってミスが増える可能性があります。 また、二人目が「大丈夫だろう」と思って見落とせば、チェックの意味を失います。

そのため、両者とも「自分が完璧に仕上げる」という意識を持つことが重要です。 さらに、チェックの対象を絞り込むことで効率と正確性を両立できます。

視点を変えて確認する「クロスチェック方式」

クロスチェック方式とは、ひとりの担当者が視点を変えて確認する方法です。 例えば、伝票を入力した後に、別の資料の合計値と照合することで誤りを発見します。 もし「Z」を「2」と誤入力していた場合でも、合計が合わなければ違和感に気づけるのです。

この方式は、異なる角度からデータを見直すことで精度を高められるのが特徴です。 一見シンプルですが、非常に有効なチェック手段といえます。

二人で同じデータを入力する「ベリファイ方式」

ベリファイ方式では、2人が同じデータを別々に入力し、突き合わせて照合します。 一致しなければ誤っている方を修正し、正しいデータを確定させる仕組みです。

この方式は、ダブルチェックのように「完成したものを確認する」のではなく、最初から独立して入力を行う点が特徴です。 そのため、チェックが甘くなるリスクを避けられます。 さらに、入力者が異なるため視点も違い、迷った箇所を相談・確認しながら進められる強みがあります。

確かに人員は2倍必要ですが、その分だけ正確性は飛躍的に高まります。 この理由から、正確性が最優先されるデータ入力では多くの業者が採用している方式です。

以上のように、データ入力はスピードと精度の両方が求められます。 そのため、外注を検討する際にはベリファイ方式を導入している業者を選ぶと安心です。

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