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リモートワークのハードルは紙のファイルと帳票だった

リモートワークが推進されるようになりました。しかし、いまだに完全リモートワークを取り入れている会社は少なく「リモートワークは難しい会社」がたくさんあります。リモートワークを妨げている理由はネットワーク環境だけでなく「会社に必要な資料があるから」や「社外秘の資料を自宅に持ち帰ることができないから」のように紙資料やファイル、そして帳票が原因になっていることが多いのです。紙のファイルと帳票を一切なくすことは取引先などの相手があるものは難しいでしょう。しかし「電子化できるもの」と「電子化できないもの」をしっかり分類することは無駄な作業の洗い出しにつながります。今回は、紙のファイルや帳票を電子化するメリットと賢い電子化の方法についてお話ししましょう。
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ファイルや帳票を電子化するメリットとは

紙のファイルや帳票を電子化するメリットは大きくわけて3つあります。 ひとつ目は「保管場所の削減」です。ファイルや帳票は年を重ねるにつれ増える一歩です。デスクを囲うようにキャビネットや紙が入ったダンボールが置かれているオフィスはたくさんあります。置き場所を確保するために家賃を払っているような会社も多いのではないでしょうか。紙のファイルや帳票を電子化することで家賃やキャビネットの購入費用などの経費を削減することも可能です。 ふたつ目は「移動が可能になること」です。紙のファイルや帳票は原本であることが多く、社外に持ち運ぶことは大きなリスクになります。とくに個人情報の扱いは厳しい時代です。紛失や盗難にあっては会社の信用にかかわる問題になるかもしれません。そのため、紙のファイルや帳票は物理的な問題だけではなく、セキュリティの問題からも移動が難しいものでした。しかし電子化することで移動はグッと簡単にできるようになります。物理的にも持ち運びは簡単になります。重たい資料をバッグに入れて運ぶ必要もなくなるでしょう。また、パスワードの設定やアクセス権限を設けることでセキュリティ対策も可能になります。「インターネット環境とパソコンさえあればどこでも仕事ができるようになる」つまりアフターコロナに適した仕事環境を整えることができるのです。 最後は「資料の劣化や災害対策」です。紙のファイルや帳票は月日と共に劣化します。使われた筆記具によっては摩擦や水濡れによって読めなくなってしまうリスクもあるでしょう。また、ファイルにたくさんの資料を綴じている場合は、破れによって一部の資料が抜けたり欠けたりすることがあります。近年は災害が多発しています。とくに水害は資料を持ち出す時間もありません。災害対策にも電子化は必須の時代になっているのではないでしょうか。紹介した3つのメリット以外にも電子化することで資料の検索がしやすくなるメリットもあります。
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電子化するための入力業務はアウトソーシングが正解

紙のファイルや帳票を電子化するときには、入力業務が必要になります。しばしば社員に入力業務を任せる会社がありますが、実はとても非効率なやり方です。社員には通常業務があります。入力業務は単純作業にみえますが、実は手間と時間がかかる作業です。入力作業のコツがわからない社員や慣れていない社員は苦痛に感じてしまうこともあります。さらにいえば、入力業務以外の能力がある社員をあえて入力業務にあてることは人件費の使い方がうまくないともいえるのです。 入力業務はアウトソーシングが正解です。アウトソーシングすることで、社員に負担をかけず、効率よく電子化をすすめることができます。アウトソーシングするメリットは社員の負担軽減以外にもたくさんあります。 一番は「電子化データの正確性」です。社内で電子化する場合、多くは一人で入力を完了させます。しかし一人だけの作業はミスがあった場合に気がつくことができません。一方、アウトソーシングならば入力作業は一人で完了せずに確認作業が入ります。確認作業は手間と時間が必要な作業ですが、信頼と仕事の質を守るため必ず行う作業です。 そして「人件費を効率的に使うことができる」メリットがあります。入力業務を社員が行う場合、費用は時間単位で発生します。時間が必要な入力業務ではとても非効率です。一方のアウトソーシングは時間単位ではありません。 「求める形のデータにできる」ことも大きなメリットでしょう。電子化する方法はいくつもあります。入力業務を請け負う会社は専門業者です。希望のデータの形やファイルで電子化ができます。 働き方改革やペーパーレスが叫ばれる時代になり、資料の電子化は必須になるでしょう。手間と時間、そしてノウハウが必要な入力業務は早めにアウトソーシングして仕事のスリム化と効率化をしてみてはいかがでしょうか。
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