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「毎月の業務」をバックオフィス化するだけで社内の空気は変わる

「毎月の業務」とは、毎月必ず発生する業務です。具体的には、請求書や納品書の発送です。毎月同じ作業ですが間違いがないようにしなければならない大切な業務のため、外部に委託しづらい業務でもあります。今回は「毎月の業務」をバックオフィス化するメリットについてお話しします。
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・「毎月の業務」をバックオフィス化するメリット

請求書や納品書の発送は、帳票を印刷し封筒に入れて発送するまでが一連の作業です。難しい作業ではありませんが、客先に届くものであり、金額が書かれたものなので間違いがあってはいけません。そのため、請求書や納品書の発送作業は信頼できる人材が行っていることが多く、意外とコストもかかっています。 「毎月の業務」をバックオフィス化するメリットとは何なのでしょうか。ここからは、具体的なメリットについてお話しします。
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<コスト削減>

バックオフィス化とは、事務代行に仕事を委託することです。郵便を使った請求書や納品書の発送は、コストがかかるだけでなく到着までの時間がかかるデメリットもあります。そのため、最近は請求書や納品書は電子化が進み、決まったフォームに数字を打ち込み送信する方法が増えつつあります。 請求書や納品書を電子化すると、コスト削減が可能です。郵送料がなくなり、紙を折って封入作業がなくなるため、人材のコストも削減できます。 バックオフィス化は、紙帳票を電子化する作業から始めることができます。「電子化からしなければならない」という場合は、最初からプロ集団であるバックオフィスを行っている業者に相談したほうがいいでしょう。
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<セキュリティの管理が楽になる>

請求書や納品書には、客先の情報や金額が書かれています。電子化すれば業務は楽になりますが、セキュリティの管理が新たな負担になることがあります。また、新しいシステムは思わぬトラブルに見舞われることもあります。請求書や納品書のように期限がある業務は、遅れてはいけません。 バックオフィス化する大きなメリットは、セキュリティの管理の心配がなくなることです。「毎月の業務」を丸ごとバックオフィス化すれば、トラブル対応も委託した会社が行います。委託された会社には、データ管理と運用に精通した人材がいるため、対応もスムーズです。 電子化は、業務を効率化するメリットがあります。しかし、電子化したデータを適切に管理し運用できる人材が社内にいない場合は宝の持ち腐れになってしまうのです。 バックオフィス化は、電子化と管理と運用を一気にできるメリットがあります。
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<社内の空気を変えることができる>

バックオフィスに「毎月の業務」を委託することで、コア業務に専念できる時間を増やすことができます。「毎月の業務」いわゆるルーティンは慣れてくると社内の空気がマンネリ化するだけでなく、新しい仕事にチャレンジするチャレンジ精神も奪ってしまうことがあるのです。 バックオフィスに「毎月の業務」だけでなく「毎日の業務」のようなルーティンを移動させるだけで業務は効率的になり、社内の空気が変わっていくのではないでしょうか。 バックオフィスとは長くつきあえばつきあうほど信頼関係が生まれ、業務を委託しやすい関係になります。新しいビジネスパートナーにバックオフィスを検討してみてはいかがでしょうか。
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